Renseignements légaux

Une entreprise qui fait des affaires au Rhode Island a l’obligation de s’immatriculer au Secretary of State soit en s’immatriculant comme société étrangère ou en constituant une nouvelle entité juridique. Le terme « société étrangère » désigne toute forme corporative créée à l’extérieur de l’État du Rhode Island et inclut donc autant les sociétés des autres États américains que celles constituées à l’extérieur des États-Unis.

Savoir si une entreprise fait des affaires au Rhode Island ne peut être déterminé qu’au cas par cas. Une liste non exhaustive de critères qui ne constituent pas des activités d’affaires, lorsqu’aucune autre activité n’y est pratiquée, peut servir de guide. Par exemple :

• Être engagé dans une procédure judiciaire, administrative ou d’arbitrage ou bien être en processus de règlements de requêtes ou litiges ;
• Tenir des réunions d’actionnaires, de cadres ou d’autres activités internes de la société ;
• Avoir un compte en banque ;
• Disposer d’un bureau ou d’une agence pour le transfert, l’échange et l’inscription des sûretés de la société ou y avoir des fiduciaires ou dépositaires en lien avec ces sûretés ;
• Vendre par le biais d’un intermédiaire indépendant ;
• Solliciter et prendre des commandes, que ce soit par la poste, des employés, des agents ou autre, pourvu que les commandes soient acceptées à l’extérieur du Rhode Island avant de devenir des contrats ;
• Être lié, en tant que créancier ou débiteur, par des dettes, hypothèques ou sûretés réelles sur biens mobiliers ou immobiliers ;
• Garantir ou recouvrir des dettes ou exercer des droits hypothécaires ou liés à des sûretés réelles sur des biens garantissant les dettes ;
• Procéder à une transaction commerciale isolée qui est conclue à l’intérieur de 30 jours et qui ne se situe pas dans le cadre de transactions répétées de même nature ;
• Agir en tant que commandité d’une société en commandite (limited partnership) dûment enregistrée ;
• Agir en tant que membre d’une LLC dûment enregistrée.

De manière générale, plus les activités d’une société s’éloignent des critères mentionnés ci-haut, plus elle est susceptible d’être considérée comme faisant des affaires au Rhode Island et donc, d’être soumise à l’obligation d’immatriculation.

Le défaut de se conformer à cette exigence a pour principale conséquence que la société ne pourra intenter aucune poursuite devant les tribunaux du Rhode Island, ou devra suspendre ces dernières, ce qui peut causer des problèmes par exemple si une société canadienne a besoin d’intenter une action en paiement contre un client de cet État. La société sera de plus susceptible d’être contrainte, par requête du procureur général, de cesser de faire des affaires dans l’État jusqu’à ce que sa situation soit régularisée, en plus des frais et pénalités encourus par l’omission de s’immatriculer, ceci en plus des sommes qui auraient normalement été dues n’eut été le défaut de se faire. Elle pourra toutefois se défendre en cour et autant les actes posés que les contrats conclus en tant qu’entité corporative demeureront valides.

Une société faisant des affaires au Rhode Island sous un autre nom que son nom légal doit enregistrer un nom commercial ou fictif auprès du Secretary of State, en remplissant le formulaire disponible en ligne (Fictitious Business Name Statement), pour lequel des frais de 50$ US seront payables. Ce document mentionne entre autres le nom légal complet et les coordonnées du requérant, son secteur d’activité ainsi que le nom commercial proposé qui doit être en conformité avec les prescriptions de la loi.

Les permis et licences dont l’entreprise devra se munir dépendront de la nature de ses activités. Il est possible d’obtenir de l’information générale en ligne sur le site du Rhode Island Department of Labor and Training.

La section Renseignements fiscaux devrait également être consultée en ce qui concerne les obligations relatives au paiement d’impôts, perception et versement de taxes et autres obligations fiscales dont une entité, créée ou non au Rhode Island, pourrait devoir s’acquitter auprès des autorités fédérale (Internal Revenue Service) et étatique (Department of Revenue – Division of Taxation).

Une personne qui fait des affaires ou constitue une société au Rhode Island aura en principe l’obligation d’y nommer un agent à des fins de signification de la correspondance légale (registered agent). Ce dernier peut être soit une personne physique résidant au Rhode Island ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires, mais l’agent doit dans tous les cas disposer d’une adresse et non d’une simple boîte postale. Afin de pallier aux obstacles que cette exigence peut représenter, des sociétés spécialisées dans le domaine offrent un service d’agent local. Un avocat canadien de commerce international saura également vous recommander les adresses dont l’expérience a démontré la fiabilité.

Agents et distributeurs

De nombreuses sociétés travaillent au Rhode Island avec des agents indépendants ou des distributeurs. La principale distinction entre les deux est que le premier agit à titre d’intermédiaire entre un fournisseur et le client final. Il sollicite des commandes et s’adonne à des activités de représentation, mais n’a pas l’autorité de conclure des contrats de vente (dont les modalités demeurent à la discrétion du fournisseur) ni celle de lier autrement celui-ci. Le distributeur, quant à lui, achète la marchandise du fournisseur et la revend pour son propre compte au client final, à des conditions qu’il détermine. Si le distributeur est indépendant de par les attributs de sa relation avec le fournisseur, il importe de s’assurer du caractère indépendant de l’agent par une rédaction soigneuse de son contrat et une organisation conséquente des opérations, dont la conclusion des contrats de vente à l’extérieur des États-Unis. À défaut, cela pourrait entraîner des conséquences fiscales et légales, dont la présomption d’une relation d’emploi et l’obligation de s’immatriculer au Rhode Island.

Le droit du Rhode Island accorde une grande flexibilité dans l’organisation des relations d’affaires avec les agents et les distributeurs, les activités de ces derniers n’étant réglementées que dans certains secteurs spécifiques telles les cartes de crédit. Les agents et distributeurs sont régis au Rhode Island par les lois commerciales généralement applicables tels l’Unfair Sales Act et le Deceptive Trade Practices Act qui encadrent les méthodes de concurrence déloyale ainsi que les pratiques commerciales inéquitables ou trompeuses. L’Uniform Commercial Code (UCC), une loi modèle adoptée par presque tous les États américains, dont le Rhode Island, impose quant à lui le devoir de bonne foi et de conduite honnête des affaires par les parties à tout contrat auquel il s’applique, dont les contrats de vente de biens mobiliers. En ce qui concerne ces derniers, la forme écrite y est notamment requise pour la validité de tout contrat d’une valeur de 500 $ US ou plus, sauf si les biens ont été fabriqués spécialement pour l’acheteur, ou que leur livraison ou leur paiement ont été acceptés par l’une des parties. Une attention particulière devrait être portée aux modalités et conditions dans le cadre de contrats de vente entre commerçants (merchants) formés par échange de formulaires standards (par exemple, soumissions, bons de commande, purchase orders, etc.). L’UCC prévoit en effet que les termes contenus dans l’acceptation de l’offre feront partie du contrat, sauf si l’autre partie s’y oppose expressément, que l’offre initiale s’en trouve ainsi substantiellement modifiée ou que cette dernière mentionnait explicitement qu’elle était limitée aux modalités qu’elle contient. L’inclusion d’une telle mention dans les documents d’offre et de soumissions relève donc de la bonne pratique pour les entrepreneurs canadiens, dans la mesure où l’UCC s’applique à leurs transactions.

Pour s’immatriculer au Rhode Island, il faut y avoir une adresse (registered office) et y nommer un agent à des fins de représentation (registered agent), qui peut être soit une personne physique résidante du Rhode Island ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. La procédure consiste à déposer un certificat d’autorisation (Certificate of Authority) en remplissant un formulaire prévu à cet effet, accompagné d’un certificat émis par les autorités compétentes attestant l’existence de la maison-mère à l’étranger. Dans le cas où les documents constitutifs d’une société canadienne sont rédigés en français, il est possible qu’une traduction anglaise soit exigée. Les frais gouvernementaux d’immatriculation varient selon le volume d’actions émises et sont de 310 $ US lorsque la société est détenue par des intérêts étrangers, ceci pour un nombre allant jusqu’à 75 000 000 actions. Le processus aboutit par l’émission d’un certificat d’autorisation permettant à la société d’opérer dans l’État.

Même si le processus est simple en soi, il arrive que les sociétés constituées à l’extérieur des États-Unis fassent l’objet de requêtes et de demandes d’informations supplémentaires afin de satisfaire les autorités compétentes que le statut de la société étrangère est en conformité avec les lois locales, ce qui peut engendrer des délais et charges administratives supplémentaires. Dans les faits, il arrive souvent que les non-résidents américains choisissent de créer une nouvelle société.

Corporation (C Corp)

La procédure consiste à déposer le certificat de constitution de la société (Articles of Incorporation) auprès du Secretary of State, en remplissant un formulaire prévu à cet effet. Ce document mentionne le nom légal et l’adresse de la société et de ses fondateurs, le nombre et les catégories d’actions autorisées, la valeur des actions (à défaut d’indication contraire, les actions seront présumées être d’une valeur nominale de 0,01 $ US chacune) ainsi qu’une description des droits associés à chaque catégorie d’actions. Il est également requis de nommer un agent aux fins de signification de la correspondance légale (registered agent). Ce dernier peut être une personne physique résidant au Rhode Island ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. Les frais gouvernementaux d’immatriculation varient selon le nombre d’actions et sont de 230 $ US jusqu’à un nombre d’actions autorisées de 75 000 000. La société est constituée à la date du dépôt du certificat de constitution auprès du Secretary of State ou à toute autre date postérieure y étant indiquée ne devant pas dépasser 90 jours de la date du dépôt.

Suite à la création de la société, les fondateurs ou le conseil d’administration, si celui-ci a été nommé dans l’acte constitutif, doivent tenir une assemblée ayant pour but de compléter l’organisation de la société. Le conseil d’administration y sera nommé, le cas échéant, ainsi que les autres dirigeants de la société. Les administrateurs n’ont pas à être des résidents du Rhode Island, à moins que l’acte constitutif ou les règlements de la société ne prévoient le contraire. Il s’agira également d’adopter les règlements. À noter que les règlements d’une corporation sont un document interne qui n’est pas déposé auprès du Secretary of State. La loi permet aux fondateurs de poser les actions susmentionnées sans la tenue d’une assemblée organisationnelle, à condition que tous y consentent par écrit.

La société doit également tenir des registres comptables adéquats ainsi qu’un procès-verbal des actes de ses actionnaires et du conseil d’administration. Elle est aussi tenue de conserver, soit à son bureau (registered office), sa principale place d’affaires, le bureau de son représentant légal ou celui de son agent, une liste contenant le nom de tous les actionnaires, leur adresse, ainsi que le nombre et la catégorie d’actions détenues par chacun d’eux. Les administrateurs, actionnaires ou détenteurs de certificats de vote fiduciaires (voting trust certificates) sont autorisés à consulter et à copier ces documents, en plus des états financiers de la société, sur demande écrite de leur part justifiant d’un intérêt approprié. Tout refus d’obtempérer de la part d’un dirigeant ou d’un agent, autre que justifié par une autorisation d’un tribunal, est susceptible d’une pénalité de l’ordre de 10 % de la valeur des actions détenues par l’actionnaire ainsi lésé.

La société doit produire un rapport annuel à l’État, entre le 1er janvier et le 1er mars de chaque année suivant sa constitution. Le rapport doit indiquer, en plus du nom et des coordonnées de la société, le nom et les coordonnées de ses administrateurs, une brève description de ses activités ainsi que les informations relatives aux actions émises. Les frais gouvernementaux pour le dépôt sont de 50 $ US.

Limited Liability Company (LLC)

Une LLC peut être créée par une seule personne. Il s’agit de déposer les statuts constitutifs de la LLC (Articles of Organization) auprès du Secretary of State, en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Ce document indique le nom de la société à être créée, l’adresse de son bureau (registered office), la nature de ses activités, les options fiscales retenues par la LLC ainsi que la nomination d’un agent aux fins de signification (registered agent). Ce dernier peut être soit une personne physique résidant au Rhode Island ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires.

Les frais gouvernementaux exigés sont de 150 $ US , autant pour une société locale qu’étrangère, et la LLC est constituée à partir du moment où le Secretary of State accepte le dépôt des statuts constitutifs et émet le certificat d’organisation (Certificate of Organization).

Contrairement aux formalités dans plusieurs autres États, il n’est pas nécessaire de déposer un contrat d’exploitation (Operating Agreement) pour créer une LLC au Rhode Island. Il est toutefois hautement recommandé de le faire, ce document régissant les relations internes de ses membres et le mode de fonctionnement de la LLC. À noter que le contrat d’exploitation d’une LLC est un document interne qui n’est pas déposé auprès du Secretary of State.

La loi du Rhode Island n’impose aucune publicité dans les journaux locaux de la formation de la LLC, qui devra toutefois produire un rapport annuel au Secretary of State, entre le 1er septembre et le 1er novembre de chaque année suivant sa constitution, pour lequel les frais gouvernementaux de dépôt sont de 50 $ US.

La LLC est tenue de conserver les informations suivantes à son bureau principal : (i) une liste à jour des noms et dernière adresse connue de chaque membre et dirigeant; (ii) une copie des registres permettant à un membre de déterminer la valeur en capital et les droits de vote détenus par les membres; (iii) une copie des statuts constitutifs et des amendements y ayant été apportés; (iv) les éventuelles procurations signées en vertu desquelles tout certificat concernant la LLC aurait été signé; (v) une copie des déclarations d’impôt et de taxes fédérales, étatiques et locales (pour les taxes) pour les cinq dernières années; (vi) une copie de tout contrat d’exploitation; (vii) tout procès-verbal des actes posés par les membres ou les dirigeants; et (viii) une copie des états financiers de la LLC pour les cinq dernières années.

Les membres de la LLC sont autorisés à consulter et à copier les documents susmentionnés sur demande raisonnable de leur part.

General partnership

La loi définit le general partnership comme une association formée de deux ou plusieurs personnes faisant des affaires ensemble dans un but lucratif. L’existence d’un general partnership est une question de fait, ce qui implique qu’il peut exister bien que les parties n’aient pas eu l’intention de le créer. Le simple partage de revenus bruts ne crée pas en soi un general partnership, par contre le fait de recevoir une partie des profits dans une affaire engendre une présomption de son existence, sauf certaines exceptions prévues par la loi tel un partage des profits en paiement d’une dette, salaire pour un employé, loyer à un locateur ou suite à la vente d’achalandage dans une affaire. Comme une des principales caractéristiques de cette forme juridique est que chaque associé assume pleinement les dettes et obligations de l’entreprise, la prudence est de mise et les partenaires auraient avantage à envisager l’immatriculation sous une autre forme juridique.

Un general partnership n’a pas à être immatriculé au Rhode Island. Toutefois, les personnes ne faisant pas affaire sous leur propre nom sont tenues d’enregistrer un nom commercial.

Le cas échéant, tous les permis et licences requis selon la nature des activités devront également être obtenus.

Le general partnership est régi par l’accord entre les associés, qui est optionnel bien que fortement recommandé, ou à défaut par les dispositions des lois locales comme le Partnership Act, qui définit notamment les conditions de formation d’un general partnership, réglemente son fonctionnement ainsi que les modalités et conséquences de sa dissolution.

Limited Partnership

Un limited partnership est l’équivalent d’une société en commandite. Sa création se fait par le dépôt et la signature par tous les commandités d’un certificat de société en commandite (Certificate of Limited Partnership), soit un formulaire à remplir qui prévoit la mention du nom et de l’adresse de la société, le nom de tous les commandités ainsi que la nomination d’un agent aux fins de signification de la correspondance légale (registered agent). Ce dernier peut être soit une personne physique résidant au Rhode Island ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. Les frais gouvernementaux d’enregistrement sont de 100 $ US, ceci que la société soit constituée par partenaires locaux ou étrangers.

La société a l’obligation de conserver à sa principale place d’affaires : (i) une liste à jour de tous les commandités et commanditaires, identifiés séparément en ordre alphabétique, incluant leur dernière adresse connue; (ii) une copie du certificat de société en commandite ainsi que tout amendement y ayant été apporté ainsi que les éventuelles procurations en vertu desquelles ils ont été signés; (iii) une copie des déclarations et éventuels crédits d’impôts et de taxes fédérales, étatiques et locales (pour les taxes) des trois dernières années; (iv) une copie de toute convention d’associés (Partnership Agreement) et des états financiers des trois dernières années (ces documents sont sujets à consultation et copie sur demande raisonnable de tous commandités ou commanditaires); et (v) sauf si la convention d’associés prévoit le contraire, les écrits permettant d’établir le montant et l’origine des contributions faites dans la limited partnership, autant passées que prévues dans le futur, les modalités de distribution aux membres ainsi que tout événement qui entraînerait la dissolution de la limited partnership.

Au Rhode Island, une société en commandite n’a pas à produire de rapport annuel au Secretary of State.

Le Rhode Island fait partie des États qui appliquent dans sa version la plus stricte la doctrine de l’emploi « at will », selon laquelle autant l’employé que l’employeur peut en principe mettre fin à la relation d’emploi en tout temps et sans indication de motifs. En effet, aucune des exceptions basées sur le droit commun n’y est appliquée par les tribunaux, dont l’interdiction de congédier quelqu’un pour l’exercice de droits protégés par l’ordre public, un contrat d’emploi implicite suite à des représentations ou communications de l’employeur et un devoir général de bonne foi dans les relations employeur-employé. Il a ainsi déjà été jugé qu’une mention d’emploi « at will » dans un manuel d’employé (employee handbook) empêchait ce dernier d’intenter une action pour congédiement illégal basée sur une promesse orale subséquente de l’employeur à l’effet contraire.

Bien qu’un contrat de travail ne soit pas requis par la loi, il demeure toutefois fortement recommandé de consigner par écrit non seulement les modalités de la relation de travail, mais par la même occasion les clauses de confidentialité, de non-sollicitation et de non-concurrence ainsi que les politiques de l’entreprise, ceci dans un souci de saine gestion, mais également à des fins de preuve et de référence future.

Les dispositions législatives antidiscriminatoires, qui ne s’appliquent au Rhode Island qu’aux employeurs de quatre personnes ou plus, limitent toutefois la portée du droit de résilier une relation d’emploi, en ce qu’il est interdit de congédier un employé pour des raisons liées à sa condition personnelle tels sa race, son sexe, sa religion, un handicap, etc. Il est également interdit de renvoyer quelqu’un ou de refuser de l’employer en raison de son âge, si cette personne a plus de 40 ans.

De nombreuses dispositions législatives d’ordre public relatives au droit de l’emploi existent également dans cet État, comme c’est le cas dans la province de Québec. Le salaire minimum, les contributions à un régime de retraite, l’assurance-maladie, l’assurance-emploi et les conditions de travail du salarié au sens large varient non seulement pour chaque état américain, mais également dans le temps, la législation évoluant sans cesse dans ce secteur. C’est pourquoi il est fortement recommandé de consulter un professionnel lors de la rédaction et négociation d’un contrat d’emploi avec un salarié évoluant aux États-Unis.

Il existe au Rhode Island une garantie légale implicite de qualité marchande (merchantability) et de caractère adéquat du bien pour l’usage auquel il est destiné (fitness for a particular purpose). Cette garantie peut toutefois être exclue par le vendeur.

La loi précise également que les dommages pouvant découler de la responsabilité d’un produit incluent les blessures corporelles, la mort ou le préjudice matériel encouru en raison du défaut d’un produit, du manquement à une obligation d’avertissement (failure to warn), de protection dans l’utilisation, adéquate ou non, du produit ainsi que du défaut de donner les instructions appropriées quant à son utilisation. Les tribunaux appliquent la théorie de la responsabilité stricte (strict liability) en matière de responsabilité du fait des produits, ce qui veut dire que le demandeur n’a pas besoin de prouver la faute du manufacturier pour être indemnisé en cas de défaut ayant causé des dommages. Il doit par contre établir que le bien était défectueux au moment de quitter l’usine du fabricant et qu’il existe un lien de causalité entre ce défaut allégué et le dommage encouru.

Ceci étant, aucun manufacturier ou vendeur ne peut être tenu responsable d’un dommage causé substantiellement par un produit ayant été modifié ou altéré par l’utilisateur, de manière à en affecter son utilité originale, ses fonctions ou son mode d’utilisation. Un défendeur dans une action en responsabilité pour le fait d’un produit a également la possibilité de faire valoir que le demandeur avait assumé un risque afin de réduire sa propre responsabilité, ceci contrairement à plusieurs autres États. La preuve de la négligence du demandeur n’empêchera pas ce dernier de recouvrir les dommages encourus, mais réduira de manière proportionnelle à sa contribution au dommage l’indemnité qui lui sera accordée.

De manière générale, les obligations des fabricants et revendeurs de produits en termes de sécurité, informations à fournir, étiquetage, emballage, etc., varient en fonction du secteur d’industrie, du type de produit et de la clientèle à laquelle le produit est destiné. En matière de protection du consommateur, il est particulièrement important de faire vérifier la conformité des produits vendus, la garantie et le matériel commercial utilisé à la législation en vigueur, étant donné la propension au litige judiciaire aux États-Unis et la popularité des recours collectifs, où les indemnités réclamées et souvent accordées n’ont aucune mesure avec ce qui est connu dans le système juridique canadien. Un avocat de commerce international canadien travaillant de pair avec un collègue américain sera souvent le mieux placé pour amorcer le processus d’harmonisation avec les lois étrangères.

• Department of Revenue – Division of Taxation
• Rhode Island Department of Labor and Training (permis et licences)
• Rhode Island Secretary of State-Corporate Division